内定辞退の手順6ステップ｜電話・メール例付

「内定を辞退したいけれど、どう伝えれば失礼にならないのか分からない…」「電話とメール、どっちが正しい？」「辞退したら印象が悪くならないか不安…」
そんな悩みを抱えていませんか？

この記事では、そんな不安を解消するために、円満に内定辞退を伝えるための具体的な6ステップを解説します。

筆者は多数の求職者を支援してきた中で、トラブルなく内定辞退を成功させたケースを数多く見てきました。
その経験から導き出した、**「企業に誠意が伝わる断り方」**をお伝えします。

具体的には、

• 適切なタイミング

• 敬意を示す伝え方

• 電話とメールの使い分け
  などを、テンプレ付きで分かりやすく解説。

この記事を読めば、相手の心証を損なわず、スムーズに辞退の意思を伝えることが可能です。
「辞退が怖い…」という気持ちを解きほぐすヒントが詰まっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

内定辞退の正しいタイミングとは？

内定辞退は、気持ちが固まったらできるだけ早く伝えることが最も重要です。

企業は内定を出した時点で、他の候補者の選考や求人を止めているケースが多くあります。そのため、辞退の連絡が遅れるほど、企業の人事担当に迷惑をかけてしまうことになります。

特に新卒採用では、辞退が増えると採用全体の計画に支障が出ることもあり、印象が悪くなる可能性があります。

新兵K

「辞退の連絡は内定をもらった当日じゃないとダメですか？」

「いいえ、当日である必要はありませんが、遅くとも1週間以内には連絡するのがマナーです。」

司令官

辞退の意思が固まったら、「まだ辞退連絡してないけど、もう少し考えようかな…」と先延ばしにしないことが大切です。

たとえば、メールだけで済ませるのではなく、まず電話で謝意と辞退の意思を丁寧に伝え、あとからメールで補足するのが誠実な対応といえます。

内定辞退の手順6ステップを解説

内定辞退は6つのステップを踏めば、誠実かつ円満に伝えることが可能です。

「何から始めればよいか分からない」「突然連絡して大丈夫？」といった不安を抱える方は少なくありません。
そこで、失礼のない辞退を実現するためには、順序立てて行動することが重要です。

この章では、後悔しない内定辞退のための具体的な6ステップをご紹介します。

新兵K

「メールだけ送れば辞退完了になりますか？」

「それは避けた方がいいです。電話で先に伝えることが礼儀です。メールはあくまで補足や記録用と考えましょう。」

司令官

ステップ一覧

以下が内定辞退の基本的な6ステップです：

① 辞退の意思を固める

迷いがあるまま連絡すると、相手にも不安を与えます。辞退の理由や気持ちをしっかり整理しましょう。

② 辞退理由を簡潔にまとめる

嘘をつく必要はありませんが、「他社に決めた」「家庭の事情」など角の立たない表現を選ぶのがベストです。

③ 連絡方法を選ぶ（電話 or メール）

基本は電話、やむを得ない場合はメールでも可能。ただし、電話で一言謝意を伝えるほうが好印象です。

④ 言葉遣いを丁寧にする

「申し訳ありません」「大変恐縮ですが」といった、敬意を込めた表現を意識しましょう。

⑤ 返信があれば丁寧に対応

辞退後に企業から返信が来た場合は、放置せず感謝の気持ちを込めた返事を返しましょう。

⑥ 必要に応じてフォローする

内定承諾後の辞退や選考中断をする場合は、フォローの一言やお詫びの文面があると印象がやわらぎます。

内定辞退メールの書き方と例文

内定辞退メールは、丁寧で簡潔な文章と感謝の気持ちを込めることが大切です。

電話での辞退連絡が完了した後や、どうしても電話できない場合にメールを送るのが一般的です。
その際、誤解を生まない明確な文章と、相手への配慮を欠かさない姿勢が求められます。

マナーを守ったメールは、たとえ辞退であっても企業からの印象を損なわず、今後の関係にもプラスに働くことがあります。

新兵K

「メールだけで辞退するのは失礼ですか？」

「原則として電話が望ましいですが、やむを得ない事情（夜間や土日など）がある場合は、丁寧なメールを送れば問題ありません。」

司令官

ここでは、すぐに使える「内定辞退メールのテンプレート」と、状況別の例文をご紹介します。

📩 内定辞退メールのテンプレート（基本形）

📝 状況別のメール例

他社に決めた場合の例文

体調や家庭の事情の場合

内定辞退電話のかけ方と話し方

内定辞退の連絡は、まず電話で伝えるのが最も丁寧な方法です。

メールは便利ですが、直接声で伝えることで誠意が伝わりやすいというメリットがあります。
特にビジネスシーンでは、「重要な連絡＝電話が基本」と考える企業が多く、電話での連絡は社会人としてのマナーとされます。

また、電話でのやり取りは相手の反応を確認できる安心感もあり、信頼関係の維持にもつながります。

新兵K

「内定辞退の電話って緊張します…何を言えばいいですか？」

「緊張して当然ですが、あらかじめ伝える内容を紙に書き出して練習しておくと安心です。 以下の手順と例文を参考にすれば、初めてでもスムーズに話せます。」

司令官

📞 電話をかけるときの基本ルール

• 平日9時～18時までの時間帯にかける（昼休みは避ける）

• 担当者が不在の場合は、再度かけ直す旨を伝える

• 電話に出たら、まず自分の名前・面接日・応募職種を伝える

• その後、感謝 → 辞退理由 → お詫びの順で話す

☎ 内定辞退の電話の例文

☑ よくある不安Q&A

新兵K

「相手に怒られたらどうしよう…？」

「よほどマナーを欠かない限り、企業側も誠実な対応には冷静に対応してくれます。 事前に敬語や表現を準備しておけば安心して話せますよ。」

司令官

内定辞退マナー違反NG例とは？

マナーを欠いた内定辞退は、社会人としての信頼を損なう可能性があります。

企業は内定を出すまでに時間と労力をかけています。そのため、連絡なしの辞退や感謝のない態度は、非常に失礼にあたります。
社会人としての基本マナーが守られていないと、就活市場や業界内で悪い印象が残ることもあり得るのです。

新兵K

「内定辞退って、連絡せずに放置しても自然にキャンセルになるのでは？」

「それは大きなNG行動です！ 必ず自分から連絡を入れましょう。放置は無断欠勤と同じレベルで受け取られます。」

司令官

以下に、やってはいけない内定辞退のNG例をまとめました。これらはすべて避けましょう。

❌ 内定辞退のNG行動一覧

• 連絡なしでフェードアウトする
  　→最も印象が悪く、非常に失礼な行動です。

• LINEやSNSで辞退を伝える
  　→ビジネスにおいて私的な連絡手段は使わないのが基本です。

• メールのみで済ませ、電話を一切しない
  　→場合によっては無礼と受け取られることもあります。

• 理由を濁しすぎて相手が納得できない
  　→曖昧すぎる表現はかえって不信感を生みます。

• 「辞退します。以上。」など一言メール
  　→感謝や謝罪がないメールは、誠意が伝わりません。

☑ よくある誤解Q&A

新兵K

「メールだけで辞退したらマナー違反になりますか？」

「状況によります。電話が難しい場合でも、丁寧な言葉遣いでしっかり理由を伝えるメールであれば失礼にはなりません。 ただし、可能であれば電話を先に入れる方が安心です。」

司令官

迷っているなら内定辞退前の相談を

辞退するべきか迷っている場合は、1人で抱え込まず、信頼できる人に相談することが大切です。

内定辞退は、今後のキャリアを左右する大きな決断です。自分では冷静に判断できないときや、後悔しそうな不安があるときこそ、他人の視点が参考になります。
間違った判断を避けるためにも、経験のある大人や就職支援の専門家に相談することで、気持ちの整理がしやすくなります。

新兵K

「親や先生に相談するのって意味あるんですか？」

「はい、客観的な意見や社会経験を踏まえた助言は、視野を広げるヒントになります。 また、転職や就活のプロであるキャリアアドバイザーに聞くのも効果的です。」

司令官

以下のような人たちに相談するとよいでしょう。

👥 相談相手として適している人

• 家族や親しい友人
  　→感情面での支えになってくれます。長期的な視点でアドバイスがもらえることも。

• 大学のキャリアセンターや就職課
  　→就職に関する豊富な事例を持っており、論理的な判断がしやすくなります。

• 転職・就職エージェントの担当者
  　→複数社の内定や業界の情報も踏まえた、客観的な提案をしてくれます。

☑ よくある不安Q&A

新兵K

「企業に辞退の前に相談しても大丈夫ですか？」

「それも可能です。ただし、『迷っています』と伝える際には誠実な姿勢を忘れず、最終的には自分の責任で判断しましょう。」

司令官

内定辞退は正しく伝えれば怖くない

辞退の伝え方を間違えなければ、相手に悪い印象を与えることなく、円満に断ることが可能です。

内定辞退に対して、「怒られるかもしれない」「人事担当に申し訳ない」といった不安を抱く人は多いです。
しかし、社会では辞退はごく一般的なことであり、正しく丁寧に伝えれば失礼にはなりません。

問題になるのは、伝え方が不誠実だったり、連絡が遅れたりする場合です。
つまり、「伝える勇気」よりも「伝え方」が大切なのです。

新兵K

「辞退することで企業に嫌われませんか？」

「適切なマナーで伝えれば大丈夫です。むしろ、誠実な対応ができれば好印象を持たれることもあります。 就職活動後に再びその企業と関わる可能性もあるため、円満に断ることが長い目で見て得になります。」

司令官

以下のポイントを押さえることで、相手も納得しやすい内定辞退になります。

🌸 印象を悪くしない辞退のポイント

• 感謝の気持ちを必ず伝える
  　→「内定をいただきありがとうございました」という一言で印象が変わります。

• 辞退の理由は正直に、かつ簡潔に
  　→「他社を選んだ」や「家庭の事情」など、事実をやわらかく伝えるのがコツ。

• 謝罪の言葉を添える
  　→「ご期待に添えず申し訳ありません」と誠意を込める。

☑ よくある不安Q&A

新兵K

「もう少し悩みたいのに、辞退の返事を早く求められたらどうすればいいですか？」

「その場合は、『◯日までにご連絡いたします』と返答期限を伝えると、相手も理解してくれます。 期限を超えることの方が信頼を損ねるので、必ず守りましょう。」

司令官

内定辞退の連絡は今すぐ行動を

内定辞退の意思が固まったら、すぐに行動に移すことがトラブル回避のカギです。

内定を辞退する際、悩んでいる間に時間が過ぎてしまい、気づけば企業からの催促や確認の連絡が…というケースは少なくありません。
連絡が遅れることで、「マナーがない」「社会人として不安」などの悪印象を持たれる可能性もあります。

反対に、迅速な対応は信頼感につながり、将来的にまたその企業と関わる機会があっても安心です。

新兵K

「忙しくてなかなか連絡できない…」

「その気持ちは分かりますが、テンプレを使えば5分で済みます。 今すぐ動くことで、余計なストレスや後悔を防げます。」

司令官

以下の準備をすれば、すぐに連絡が可能です。

✅ 今すぐできる3ステップ行動

1. 電話連絡のメモを作る
   　→伝える内容（感謝、辞退理由、謝罪）を簡潔にまとめておく。

2. 辞退メールのテンプレートを使う
   　→すでに紹介したフォーマットをコピペし、自分の情報を入れるだけ。

3. 電話かメールですぐ送信
   　→迷ったら、まず電話で「辞退したい旨」を伝えるだけでもOK。

☑ よくある質問Q&A

新兵K

「夜遅くなってしまったのですが、今メールを送ってもいいですか？」

「はい、メールであれば夜中でも問題ありません。 ただし電話の場合は、**平日の営業時間内（9時〜18時）**にかけるようにしましょう。」

司令官